Dokumenty magazynowe dzisiaj to elektroniczne zapisy, które są związane z zarządzaniem magazynem. Dokumentacja magazynowa potrzebna jest do realizacji procesu przepływu towarów i materiałów w magazynie oraz prowadzić ich ewidencję. Aktem prawnym, który mówi o zasadach dokumentowania obrotu magazynowego jest ustawa z 29 września 1994 o rachunkowości.
Zarządzanie magazynem jak wcześniej wspomniano wiąże się z prowadzeniem ewidencji w magazynie. Do tego celu stosuje się programy magazynowe. Jest to bardzo duże ułatwienie dla firmy oraz oczywiście osoby, która zarządza magazynem. Na przykład program magazynowy lomag.pl sprawdza się dla każdego rodzaju magazynu. Jest łatwy i przyjazny w obsłudze. Program magazynowy pomaga w zarządzaniu magazynem i podzielić dokumenty magazynowe w pierwszej kolejności na:
– dokumenty przychodowe tzw. przyjecie zewnętrzne. Dokumenty stosowane podczas płatnego lub nieodpłatnego przyjęcia towaru, przy dostawach niefakturowanych, wystawiany przez pracownika magazynu.
– dokumenty rozchodowe tzw. przyjęcie wewnętrzne. Stosowane podczas odbioru materiału wewnątrz przedsiębiorstwa.
Dokumenty zarówno przychodowe jak i rozchodowe powinny zawierać pewne elementy stałe. Są to m.in.:
– numer dokumentu
– data wystawienia oraz przyjęcia materiału lub towaru
– cena jednostkowa
– ilość przyjętego materiału lub towaru
– dane wystawiającego dokument oraz dane dostawcy
– podpisy: dostawcy, odbierającego oraz osoby upoważnionej do wystawienia niniejszego dokumentu.
W skład dokumentacji magazynowej wchodzi również:
– zwrot wewnętrzny, jako podstawa zwrotu materiału oraz
– przesunięcie między magazynowe, jakie odbywa się wewnątrz przedsiębiorstwa między magazynami.
Powyżej wymieniono podstawowe dokumenty i elementy, jakie powinna zawierać dokumentacja magazynowa, którą można prowadzić z łatwością dzięki programom do magazynu.
